Размер:
Цвет:

Главный специалист-эксперт

ПРОФИЛЬ ДОЛЖНОСТИ

государственного гражданского служащего, осуществляющего документационное сопровождение деятельности органа государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Основные сведения и обязанности

по должности

Требования к кандидатам

Наименование должности

Главный специалист-эксперт отдела организационного обеспечения организационно-контрольного управления Департамента экономического развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры

Категория и группа должности

категория «Специалисты» группа «Старшая»

Область профессиональной служебной деятельности

Управление в сфере архивного дела и делопроизводства

Виды профессиональной служебной деятельности

Обеспечение сохранности и государственный учет документов.

Комплектование и документационное обеспечение управления

Подчиненность должности

Начальнику отдела организационного обеспечения организационно-контрольного управления

Условия и режим работы

Продолжительность и режим работы:  

- для мужчин – 40 часов в неделю,

- для женщин – 36 часов в неделю,

- выходные дни – суббота и воскресенье,

- ненормированный рабочий день.

Условия работы:

- устанавливается испытательный срок от 1 месяца до 1 года;

допуск к государственной тайне не предусмотрен

Цель исполнения должностных обязанностей

Документационное обеспечение, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов

Основные задачи и обязанности

по должности

- регистрацию входящей, исходящей корреспонденции Департамента;

- регистрацию документов (входящих, исходящих, копий, выписок) Департамента с пометкой для служебного пользования (ДСП);

- отправку исходящей (почтовой) корреспонденции Департамента;

- подготовку еженедельного отчета о проделанной работе отдела;

- подготовку совместно с другими структурными подразделениями Департамента отчетов, справок, и других аналитических материалов о реализации планов, мероприятий Департамента;

- регистрацию, учет и хранение приказов директора Департамента, подготовку дел для сдачи в архив;

- разработку совместно с руководителями структурных подразделений Департамента номенклатуры дел текущего делопроизводства;

- разработку справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных материалов;

- отбор материалов на постоянное и временное хранение;

- прием (не позднее чем через 3 года после завершения дело- производством), учет и хранение документы структурных подразделениях Департамента;

- составление актов о передаче документов в государственный архив;

- списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

- составление и представление (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовых разделов описей дел постоянного хранения на рассмотрение экспертной комиссии (далее – ЭК) Департамента и ЭПК соответствующего государственного архива;

- учет и полную сохранность принятых на ведомственное хранение дел;

- организацию процедуры создания, пополнения, совершенствования научно справочного аппарата (далее – НСА) к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивать его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;

- информирование руководства и гражданских служащих Департамента о составе, содержании документов архива;

- организацию процедуры выдачи в установленном порядке дел, документов или копий документов, архивных справок;

- организацию процедуры учета использования документов, хранящихся в архиве;

- экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;

- подготовку дел к передаче на государственное хранение;

- разработку положений и инструкций по ведению делопроизводства в Департаменте;

- организацию процедуры ежегодно представления в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

- организацию процедуры передачи на хранение в установленном порядке в соответствующий государственный архив документов Архивного фонда Российской Федерации.

Работа подразумевает

работу с документами, в том числе ведение электронного документооборота, архивное делопроизводство;

внешние коммуникации (с представителями организаций-исполнителей (подрядчиков);

внутреннее взаимодействие

Требования к уровню профессионального образования, направлению подготовки, специальности

Высшее образование по направлению по направлениям подготовки профессионального образования «Экономика и управление», «Документоведение и архивоведение» или иному направлению подготовки (специальности), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данным направлениям подготовки, указанным в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки

Требования к продолжительности стажа гражданской службы или работы по специальности, направлению подготовки

Требования к наличию стажа государственной гражданской службы или стажа работы по специальности, направлению подготовки не предъявляются

Показатели эффективности и результативности деятельности

- соблюдение законодательства Российской Федерации, законодательства автономного округа и локальных нормативных актов в установленной сфере деятельности;

- своевременность и полнота ответов на запросы (предоставление информации) органов государственной власти по вопросам, отнесенным к сфере деятельности отдела;

- своевременность предоставления отчетности относящейся к компетенции отдела;

- полнота и своевременность подготовки информационно-аналитических материалов;

- количество документов, внесенных в базы данных;

- качество, своевременность и полнота ведения баз данных;

- количество просроченных отчетов (документов);

- качество, своевременность выполнения заданий (поручений) непосредственного руководителя, начальника управления и директора Департамента;

- качество выполненной работы (подготовка проектов документов в соответствии с установленными требованиями, полное и логичное изложение материала, юридически грамотное составление документа, отсутствие стилистических и грамматических ошибок);

- профессиональная компетентность (знание законодательных и иных нормативных правовых актов, широта профессионального кругозора, умение работать с документами);

- соблюдение требований служебного распорядка органа государственной власти, Кодекса этики и служебного поведения государственных гражданских служащих автономного округа.

Требования к базовым знаниям и умениям

Знание государственного языка Российской Федерации (русского языка)

Знание правовых основ Конституции Российской Федерации, законодательства о гражданской службе, законодательства о противодействии коррупции

Наличие знаний:

- основ конституционного строя Российской Федерации, прав и свобод человека и гражданина, федеративного устройства;

- правовых, организационных и финансово-экономических основ государственной гражданской службы Российской Федерации, правового положения (статуса) государственного гражданского служащего, его прав и обязанностей;

- понятия коррупции и основных принципов противодействия коррупции

Знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий

Наличие знаний:

-     аппаратного и программного обеспечения;

- возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;

- общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности.

Наличие умений:

- работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;

- работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;

- работы в операционной системе;

- управления электронной почтой;

- работы в текстовом редакторе;

- работы с электронными таблицами;

- подготовки презентаций;

- использования графических объектов в электронных документах;

- работы с базами данных.

Знания основ делопроизводства и документооборота

Наличие знаний основ работы с документами

Общие умения

Общие умения:

- умение мыслить системно;

- умение планировать и рационально использовать рабочее время;

- умение достигать результата;

- коммуникативные умения;

- умение работать в стрессовых условиях;

- умение совершенствовать свой профессиональный уровень.

Требования к профессионально-функциональным знаниям и умениям:

Профессиональные знания и умения

Наличие знаний:

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

- приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

- приказа Федеральной архивной службы России от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации»;

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к формированию документов»;

Наличие иных профессиональных знаний:

- порядок ведения делопроизводства, электронного документооборота и архивного дела;

- порядок приема, учета, обработки и регистрации корреспонденции;

- порядок комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;

- порядок обеспечения защиты информации ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну;

- правила ведения конфиденциального делопроизводства.

Наличие профессиональных умений:

- комплектование архивных дел и документационное обеспечение организаций.

Функциональные знания и умения

Наличие функциональных знаний:

- понятие нормативного правового акта;

- понятие, процедура рассмотрения обращений граждан.

Наличие функциональных умений:

- разработка, рассмотрение и согласование проектов нормативных правовых актов и других документов;

- проведение мониторинга применения законодательства;

- ведение делопроизводства, электронного документооборота и архивного дела:

-   подготовки отчетов о проделанной работе отдела;

- проведение консультационной работы по вопросам организации делопроизводства, электронного документооборота.

Профессиональные качества

- служение обществу, защита законных интересов граждан, социальная ответственность, укрепление авторитета государственных гражданских служащих;

- ориентация на достижение результата;

- межличностное, межведомственное взаимодействие, убедительность коммуникаций;

- командное взаимодействие;

- творческий подход, инновационность

Личностные качества

- аналитическое мышление;

- ответственность;

- добросовестность;

- тактичность;

- стрессоустойчивость

 

Опубликовано: 19.12.2018 12:19        Обновлено: 19.12.2018 12:19